2018年12月20日中午11:50，yl34511线路中心迎接新和成巡查组动员会在学院D329教室召开。会议由张杰副院长主持，西语学院全体教职工参加。本次动员会主要内容包括介绍巡查事宜、布置迎接巡查组相关工作与动员三个部分。
本次新和成巡查组来访的时间为12月24日至明年1月中旬，巡查主要分为两个阶段。第一阶段为12月24日至1月4日，巡查组将会到访学院对学院15、16、17年度工作的相关资料进行查阅，召开见面会等。第二阶段为1月5日至1月中旬，这一阶段较第一阶段工作更为深入，主要包括抽取部分师生进行深度访谈，召开研讨会等，最终形成巡查报告。在介绍巡查事宜后，张杰副院长表示学院将成立相关工作小组，撰写自查报告，同时请各位老师做好各系各专业的教学工作，请各位班主任及时向学生传达本次会议精神，动员学生期末不懈怠，认真完成期末各项学习任务。最后张副院长强调对于此次巡查工作，学院全体师生要提高认识，积极主动密切配合巡查工作，保证质量，高效守时，实事求是。陆海萍副书记也表示，在期末最后阶段，班主任老师要与学生做好班级工作，确保平稳安全；同时学生安全教育也到位，老师们应特别提醒学生，临近年底，谨防诈骗。